Yksityisyytenne on meille tärkeää       

Olemme päivittäneet tietosuojakäytäntömme vastaamaan 25.5.2018 voimaan astunutta EU:n tietosuoja-asetusta (GDPR). Taloyhtiönne hankkii isännöintipalvelut yritykseltämme, joten käsittelemme taloyhtiön asukkaiden ja osakkaiden henkilötietoja.  Tarvitsemme näitä tietoja, jotta voimme tuottaa sopimuksemme mukaista isännöintipalvelua, sekä muita asumisen palveluita taloyhtiössänne. Tietosuoja on meille tärkeää ja huomioimme sen päivittäisessä työssämme. Tässä tiedotteessa luetelluista rekistereistä (esim. kameravalvonnan rekisteri) kaikki eivät ole käytössä kaikissa taloyhtiöissä.

Henkilötietojen käsittelyä koskevissa kysymyksissä voitte olla yhteydessä toimitusjohtaja Jari Väyryseen 

Jari Väyrynen
JPV-ISÄNNÖINTI OY
Järnefeltinkatu 13 LH 3
04400 JÄRVENPÄÄ
p. 010-3365601, Tämä sähköpostiosoite on suojattu spamboteilta. Tarvitset JavaScript-tuen nähdäksesi sen.

Henkilötietojen kerääminen

Keräämme henkilötiedot pääasiassa asunto-osakeyhtiöön muuton yhteydessä osakkailta ja asukkailta itseltään eri viestintäkanavissa, kuten puhelimitse, postitse, sähköpostitse ja isännöitsijätoimiston nettisivuilla täytettävän lomakkeen kautta.
Varmistaaksemme tiedon ajantasaisuuden päivitämme tietoja viranomaislähteistä, tai muilta palveluntarjoajilta.

Asiakasrekisteri               

Isännöintiyrityksessä säilytämme henkilötietoja omassa asiakasrekisterissämme.    Asiakasrekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden asukkaista ja osakkaista:

  • huoneiston tiedot
  • huoneistossa asuvien etu- ja sukunimet
  • henkilötunnukset, silloin kun ne ovat henkilön yksilöimisen takia välttämätöntä
  • sähköpostiosoitteet
  • puhelinnumerot
  • sisäänmuutto- ja poismuuttoajankohdat
  • pankkitilinumero, esim. vesimaksun palautuksia varten

 Osakerekisteri                  

Osakerekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden osakkaista:

  • osakkeet osakeryhmittäin numerojärjestyksessä
  • huoneiston numeron, jonka hallintaan osakeryhmä tuottaa oikeuden
  • osakekirjojen antamispäivä
  • omistajan nimi ja postiosoite
  • luonnollisen henkilön syntymäaika
  • mahdollisen muun huoneiston hallintaoikeuden haltijan nimi (esim. lesken asumisoikeus).

Remonttirekisteri             

Remonttirekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden osakkaista ja asukkaista:

  • osakkaan/asukkaan nimi
  • osoite, sähköpostiosoite ja puhelinnumero
  • mahdollisen muun yhteyshenkilön vastaavat yhteystiedot
  • työnsuorittajien (esimerkiksi suunnittelija, urakoitsija, valvoja) nimi, sähköpostiosoite ja puhelinnumero.

Kameravalvonnan rekisteri

Kameravalvonnan rekisteri on tarkoitettu omaisuuden suojaukseen ja kuvamateriaalia käytetään ainoastaan kiinteistöön kohdistuvassa ilkivalta- ja rikostilanteessa.

Kameravalvonnan rekisteri sisältää:

  • kameravalvontajärjestelmän tallentamaa aika- ja paikkasidonnaista kuvatallennetta kiinteistön valvottavalta alueelta
  • kameravalvonnan kuvamateriaalin avulla saatavan selvityksen mahdollisesta vahingonteosta.

 Sähköisen lukituksen rekisteri

Sähköisen lukituksen rekisteri sisältää taloyhtiön tilojen oviin asennettujen sähköisten lukkojen avausten ajankohtatiedot sekä:

  • sähköisen avaimen tunnistetiedot
  • henkilötiedot, jotka on yhdistetty sähköiseen avaimeen

Asukasluettelorekisteri

Asukasluettelo-rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden osakkaista ja asukkaista:

  • asukkaan nimi, huoneistonumero ja syntymäaika
  • tiedot vesi-, autopaikka-, sauna- ja pesutupamaksuista
  • asuntoon muuttopäivä ja asunnosta muuttopäivä

Kauppakirjarekisteri

Kauppakirjarekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • myyjän ja ostajan nimi, myyjän ja ostajan osoitetiedot, muut kaupankohteen ja kaupanosapuolien tiedot

Perukirjat

Perukirjarekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja:

  • vainajan virkatodistus, sukuselvitys, vainajan testamentti, (jos olemassa), tiedot varoista: tiliotteet ja tiedot keskeisistä omaisuuseristä (korko- ja saldotodistukset, ajoneuvon rekisteriote, tiedot sijoituksista, lainhuutotodistukset, asunto-osakkeet jne.) Tiedot veloista: laskut ja velkakirjat (kuolinpäivänä maksamattomat laskut, velkatodistukset jne.), ilmoitus perinnöstä luopumisesta, ensiksi kuolleen puolison jälkeen laadittu perukirja sukuselvityksineen ja liitteineen.

Taloushallinto-ohjelman rekisteri

Taloushallinto-ohjelman rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja isännöimiemme taloyhtiöiden osakkaista ja asukkaista:

  • rekisteröidyn henkilötiedot, asunto-osakeyhtiön tiedot, vesitasausmaksutiedot
  • vastikepalautukset, hallitusten palkkiot, muut henkilöstöpalkkiot, tilinumero

Sähköposti ja kotisivurekisteri

Sähköpostirekisteri ja kotisivurekisteri sisältävät asukkaan tai osakkaan itse sähköpostia lähettämällä tai isännöintiyritykselle kotisivujen kautta viestimällä luovuttamia henkilötietoja:

  • nimi, osoite ja sähköpostiosoite, puhelinnumero, henkilötunnus, tilinumero
  • muita taloudellisia tekijöitä sekä tietoja, joista voidaan tunnistaa yksittäisiä henkilöitä

Säilytämme yllä lueteltujen rekistereiden henkilötietoja asiakasrekisterissämme sen  ajan, kun asukas/osakas asuu taloyhtiössä tai taloyhtiö on isännöintiyrityksemme asiakas. Tämän jälkeen säilytämme tietoja niin kauan ja siinä laajuudessa kuin se on tarpeellista laskutuksen, perinnän, oikeudellisten toimenpiteiden ja voimassa olevan lainsäädännön ja isännöintiyrityksen velvollisuuksien vuoksi.

Henkilötietojen käyttö

Tarvitsemme osakkaan ja asukkaan henkilötietoja, jotta voimme tunnistaa asiakkaamme tämän asioidessa isännöintiyrityksessämme tai sähköisissä palveluissamme. Käytämme tieoja taloyhtiön vastike- ja vuokravalvonnassa, saatavien perinnässä, asukastiedottamisessa, sekä taloyhtiölle hankittujen palvelujen järjestämisessä. Lisäksi tietoja voidaan käsitellä valvottaessa isännöintiyrityksen ja taloyhtiön etua. Näiden ohella henkilötietoja voidaan luovuttaa viranomaisille, joka esittää lakiin perustuvan tietopyynnön.

Henkilötietojen luovutus

Henkilötietoja luovutetaan taloyhtiönne virallisille edustajille heidän tehtävien hoitamiseksi sekä taloyhtiön mahdollisesti käyttämille palveluntarjoajille, kuten huolto- ja perintäyhtiölle. Lisäksi tietoja voidaan luovuttaa myös kyseisen huoneiston asukkaalle, osakkaalle tai viranomaiselle lainsäädännön edellyttämällä tavalla. Kaikki henkilötietojen käsittely tapahtuu kunnioittaen rekisterissä olevien henkilöiden yksityisyyttä. Kameravalvonnan ja sähköisen lukituksen tietoja luovutetaan ainoastaan ilkivalta-, vahingonteko- ja rikostilanteissa poliisiviranomaisille.

Henkilötietojen säilytys

Isännöintiyrityksessämme käsiteltävät henkilötiedot säilytetään tietoturvallisessa ympäristössä ja niitä käyttävät ainoastaan isännöintiyrityksen työntekijät suojatuilla työasemillaan, joihin työntekijät pääsevät kirjautumaan henkilökohtaisella käyttäjätunnuksellaan. Käytännössä henkilötiedot voivat sijaita ulkopuolisten palveluntarjoajien palvelimilla tai laitteilla, jotta voimme turvata riittävän tietoturvatason toteutumisen. Paperiset asiakirjat säilytämme lukitussa tilassa. Kameravalvonnan ja sähköisen lukituksen tietoja säilytetään myös lukitussa tilassa.

Asiakkaan oikeudet

Rekisteröidyille kuuluvat oikeudet turvaamme kaikille rekisteröidyille voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukaisesti. Näitä oikeuksia ovat oikeus pyytää isännöintiyritykseltä pääsy häntä koskeviin tietoihin, oikeus pyytää häntä itseään koskevien tietojen oikaisemista tai poistamista taikka käsittelyn rajoittamista, oikeus vastustaa häntä itseään koskevien tietojen käsittelyä, oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle sekä oikeus kieltää tietojensa käyttö Isännöitsijätoimisto JPV-ISÄNNÖINTI Oy:n suoramarkkinoinnissa. Pyynnöt tulee tehdä kirjallisesti. Pyynnön vastaanottaminen saattaa edellyttää henkilöllisyyden todentamista, jotta voidaan varmistua siitä, että pyynnön esittäjä on sama henkilö kuin jonka rekisteritietoja pyydetään. Annamme tiedon toimenpiteistä, joihin rekisteröidyn pyynnön johdosta on ryhdytty viimeistään kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta.

Lataa rekisteriselosteemme pdf -muodossa