Isännöinnin kilpailutus ei lähtökohtaisesti vaadi yhtiökokouksen päätöstä, sillä hallituksella on asunto-osakeyhtiölain mukaan toimivalta valita isännöitsijä. Yhtiökokous tarvitaan vain, jos yhtiöjärjestys erikseen määrää isännöitsijän valinnasta tai jos kyseessä on poikkeuksellisen merkittävä sopimus. Useimmissa taloyhtiöissä hallitus voi siis käynnistää kilpailutuksen ja tehdä päätöksen isännöitsijän vaihdosta itsenäisesti.

Tämä artikkeli vastaa yleisimpiin kysymyksiin siitä, kuka tekee päätöksen isännöitsijän vaihdosta, milloin yhtiökokous on välttämätön ja miten kilpailutusprosessi etenee käytännössä.

Kuka päättää isännöitsijän vaihdosta taloyhtiössä?

Taloyhtiön hallitus päättää isännöitsijän vaihdosta asunto-osakeyhtiölain nojalla. Hallituksella on lakisääteinen toimivalta valita ja erottaa isännöitsijä ilman yhtiökokouksen erillistä hyväksyntää, ellei yhtiöjärjestys toisin määrää. Tämä tarkoittaa, että hallitus voi käynnistää isännöinnin kilpailutuksen ja tehdä lopullisen valinnan uudesta isännöitsijästä omalla päätöksellään.

Hallituksen päätösvalta perustuu siihen, että isännöitsijän valinta kuuluu taloyhtiön juoksevaan hallintoon. Yhtiökokous valitsee hallituksen, ja hallitus puolestaan vastaa operatiivisista päätöksistä, joihin isännöintisopimuksen solmiminen kuuluu. Tämä työnjako on selkeä ja toimiva, sillä hallituksen jäsenet tuntevat taloyhtiön arjen ja pystyvät arvioimaan isännöintipalvelun laatua parhaiten.

Käytännössä hallitus tekee päätöksen isännöitsijän vaihdosta yleensä hallituksen kokouksessa, jossa asia kirjataan pöytäkirjaan. Päätös voi syntyä esimerkiksi silloin, kun nykyisen isännöitsijän palveluun ollaan tyytymättömiä, hintataso on noussut kohtuuttomasti tai halutaan vertailla markkinoiden vaihtoehtoja.

Hallituksen päätöksenteon edellytykset

Hallituksen on oltava päätösvaltainen tehdessään päätöksen isännöitsijän vaihdosta. Tämä tarkoittaa, että kokouksessa on oltava läsnä yli puolet hallituksen jäsenistä. Päätös tehdään enemmistöpäätöksenä, eli äänten mennessä tasan puheenjohtajan ääni ratkaisee.

Ennen päätöksentekoa hallituksen kannattaa varmistaa, ettei yhtiöjärjestyksessä ole erityismääräyksiä isännöitsijän valinnasta. Vaikka tällaiset määräykset ovat harvinaisia, ne voivat siirtää päätösvallan yhtiökokoukselle tai asettaa muita ehtoja valinnalle.

Osakkaiden kuuleminen ja tiedottaminen

Vaikka hallituksella on muodollinen päätösvalta, hyvään hallintotapaan kuuluu avoin viestintä osakkaille. Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus korostaa avoimuutta taloyhtiön päätöksenteossa. Hallitus voi tiedottaa osakkaille kilpailutuksen käynnistämisestä ja perusteista esimerkiksi tiedotteella tai seuraavassa yhtiökokouksessa.

Osakkaiden kuuleminen ei ole juridinen velvoite, mutta se voi lisätä luottamusta hallituksen toimintaan. Erityisesti suurissa taloyhtiöissä tai tilanteissa, joissa isännöitsijän vaihto herättää keskustelua, avoin viestintä ehkäisee väärinkäsityksiä.

Milloin yhtiökokous on pakollinen isännöinnin kilpailutuksessa?

Yhtiökokous on pakollinen isännöinnin kilpailutuksessa vain kahdessa tilanteessa: kun yhtiöjärjestys nimenomaisesti määrää isännöitsijän valinnan kuuluvan yhtiökokoukselle tai kun isännöintisopimus on poikkeuksellisen pitkä tai taloudellisesti merkittävä. Tavallisissa tilanteissa hallitus voi kilpailuttaa ja valita isännöitsijän ilman yhtiökokouksen päätöstä.

Yhtiöjärjestyksen määräys on ensisijainen tarkistuskohde. Jos yhtiöjärjestyksessä lukee, että isännöitsijän valitsee yhtiökokous, tätä on noudatettava. Tällaiset määräykset ovat kuitenkin melko harvinaisia nykyaikaisissa taloyhtiöissä. Yhtiöjärjestys löytyy isännöitsijältä tai Patentti- ja rekisterihallituksen kaupparekisteristä.

Toinen tilanne liittyy sopimuksen laajuuteen. Jos suunniteltu isännöintisopimus poikkeaa merkittävästi tavanomaisesta, esimerkiksi sisältää epätavallisen pitkän sitoutumisajan tai huomattavan suuria kustannuksia, hallituksen voi olla syytä viedä asia yhtiökokouksen päätettäväksi. Tämä perustuu asunto-osakeyhtiölain yleisiin periaatteisiin siitä, että epätavalliset ja laajakantoiset päätökset kuuluvat yhtiökokoukselle.

Yhtiöjärjestyksen tarkistaminen

Ennen kilpailutuksen käynnistämistä hallituksen kannattaa lukea yhtiöjärjestys huolellisesti. Erityisesti vanhoissa taloyhtiöissä yhtiöjärjestys saattaa sisältää määräyksiä, jotka rajoittavat hallituksen toimivaltaa. Nykyiseltä isännöitsijältä saa ajantasaisen yhtiöjärjestyksen pyydettäessä.

Jos yhtiöjärjestyksessä ei mainita isännöitsijän valintaa erikseen, sovelletaan asunto-osakeyhtiölain oletussääntöä, jonka mukaan hallitus valitsee isännöitsijän. Tämä on yleisin tilanne suomalaisissa taloyhtiöissä.

Vapaaehtoinen yhtiökokouskäsittely

Vaikka yhtiökokous ei olisi pakollinen, hallitus voi halutessaan viedä asian yhtiökokouksen käsiteltäväksi. Tämä voi olla perusteltua esimerkiksi silloin, kun isännöitsijän vaihto on herättänyt paljon keskustelua osakkaiden keskuudessa tai kun hallitus haluaa varmistaa laajan tuen päätökselleen.

Vapaaehtoinen yhtiökokouskäsittely ei ole merkki siitä, etteikö hallituksella olisi toimivaltaa. Se on pikemminkin hyvän hallintotavan mukainen tapa lisätä päätöksenteon läpinäkyvyyttä ja osakkaiden osallistumismahdollisuuksia.

Miten isännöinnin kilpailutus etenee käytännössä?

Isännöinnin kilpailutus etenee neljässä vaiheessa: tarpeiden määrittely, tarjouspyyntöjen lähettäminen, tarjousten vertailu ja päätöksenteko. Prosessi kestää tyypillisesti kahdesta neljään kuukautta, ja se kannattaa ajoittaa siten, että uusi isännöitsijä voi aloittaa kalenterivuoden tai tilikauden vaihteessa.

Ensimmäisessä vaiheessa hallitus määrittelee, mitä isännöintipalvelulta odotetaan. Tähän kuuluu nykyisen sopimuksen analysointi, palvelutarpeiden kartoitus ja budjetin hahmottaminen. On tärkeää miettiä, mitkä palvelut ovat välttämättömiä ja mitkä lisäpalveluita, joista voi tarvittaessa joustaa.

Tarjouspyyntövaiheessa hallitus lähettää tarjouspyynnön valituille isännöintiyrityksille. Tarjouspyynnössä kannattaa kuvata taloyhtiö selkeästi: huoneistojen määrä, rakennusvuosi, tehdyt ja suunnitellut remontit sekä erityispiirteet. Mitä tarkempi tarjouspyyntö, sitä vertailukelpoisempia tarjouksia saa.

Tarjousten vertailu ja valintakriteerit

Tarjousten vertailussa hinta on vain yksi tekijä. Hallituksen kannattaa arvioida myös isännöitsijän kokemusta, referenssejä, tavoitettavuutta ja palvelun sisältöä. Isännöintiliiton jäsenyys ja sitoutuminen eettisiin ohjeisiin ovat merkkejä laadukkaasta toimijasta.

Vertailussa kannattaa kiinnittää huomiota siihen, mitä kuukausihintaan sisältyy ja mitkä palvelut laskutetaan erikseen. Isännöintisopimuksen hinnoittelurakenteet vaihtelevat, ja kokonaiskustannusten arviointi vaatii tarkkuutta. Luotettava Kumppani -ohjelmaan kuuluminen kertoo yrityksen sitoutumisesta lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen.

Päätöksenteko ja sopimuksen solmiminen

Kun hallitus on vertaillut tarjoukset, se tekee valinnan hallituksen kokouksessa. Päätös kirjataan pöytäkirjaan, ja valitun isännöitsijän kanssa neuvotellaan sopimuksen yksityiskohdat. Ennen uuden sopimuksen allekirjoittamista on varmistettava nykyisen sopimuksen irtisanomisaika ja -ehdot.

Isännöinnin eettisten ohjeiden mukaan luopuva isännöintiyritys toimittaa taloyhtiön aineiston kuukauden kuluessa sopimuksen päättymisestä. Vaihtotilanteet tulee hoitaa ammattimaisesti, ja uuden isännöitsijän kanssa kannattaa sopia selkeä aikataulu siirtymälle.

Me JPV-Isännöinnissä räätälöimme jokaiselle taloyhtiölle juuri sen tarvitseman palvelupaketin. Toimimme Järvenpäässä, Keravalla ja Tuusulassa, ja olemme sitoutuneet avoimeen ja asiakaslähtöiseen toimintaan Isännöintiliiton jäsenenä. Jos taloyhtiönne harkitsee isännöinnin kilpailutusta, ottakaa yhteyttä ja keskustellaan tarpeistanne.