Isännöitsijän vaihtaminen tapahtuu käytännössä hallituksen aloitteesta, kun nykyisen isännöintisopimuksen päättämisestä päätetään yhtiökokouksessa. Prosessiin kuuluu sopimuksen irtisanominen, uusien isännöintiyritysten kilpailutus, sopimuksen solmiminen ja tietojen siirtymävaihe. Vaihtoprosessi kestää yleensä 2-4 kuukautta riippuen nykyisen sopimuksen irtisanomisehdoista. Sujuva vaihdos edellyttää huolellista suunnittelua ja selkeää aikataulua.
Miksi ja milloin taloyhtiön kannattaa harkita isännöitsijän vaihtamista?
Taloyhtiön kannattaa harkita isännöitsijän vaihtamista, kun yhteistyö nykyisen isännöitsijän kanssa ei vastaa taloyhtiön tarpeita tai odotuksia. Tyytymättömyys voi liittyä palvelun laatuun, tavoitettavuuteen, hinnoitteluun tai siihen, ettei taloyhtiö saa riittävästi tukea kiinteistön ylläpitoon liittyvissä asioissa.
Vaihtoa kannattaa harkita myös silloin, kun taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet esimerkiksi suurempien korjaushankkeiden tai muuttuneen kiinteistöstrategian vuoksi. Joskus myös isännöintiyrityksessä tapahtuneet muutokset, kuten yrityskaupat tai henkilöstövaihdokset, voivat olla peruste kilpailuttamiselle.
Paras ajankohta isännöitsijän vaihtoprosessin aloittamiselle on yleensä 3-5 kuukautta ennen tilikauden päättymistä tai nykyisen sopimuksen irtisanomisaikaa. Näin uusi isännöitsijä pääsee mukaan taloyhtiön toimintaan luontevassa vaiheessa, esimerkiksi uuden tilikauden alussa tai ennen budjetointi- ja tilinpäätöskautta.
Isännöitsijän vaihto vaihe vaiheelta: kilpailutuksesta sopimukseen
Isännöitsijän vaihtaminen alkaa nykyisen sopimuksen tarkistamisella. Hallituksen tulee selvittää sopimuksen irtisanomisehdot, -ajat ja muut sopimusyksityiskohdat. Tämän jälkeen hallitus valmistelee ehdotuksen isännöitsijän vaihtamisesta yhtiökokoukselle, joka tekee lopullisen päätöksen isännöintisopimuksen päättämisestä ja uuden kilpailuttamisesta.
Kilpailutus kannattaa aloittaa laatimalla selkeä tarjouspyyntö, jossa määritellään taloyhtiön tarpeet ja toiveet isännöintipalveluille. Tarjouspyynnöt lähetetään 3-5 potentiaaliselle isännöintiyritykselle. Saapuneet tarjoukset arvioidaan ja parhaimmat ehdokkaat kutsutaan haastatteluun.
Hallitus valitsee isännöitsijän ja neuvottelee sopimuksen yksityiskohdat. Valinnasta ilmoitetaan sekä uudelle että vanhalle isännöitsijälle ja irtisanominen hoidetaan sopimusehtojen mukaisesti. Käytännön siirtymävaiheessa vanha isännöitsijä luovuttaa taloyhtiön materiaalit, dokumentit ja avaimet uudelle isännöitsijälle. Muutoksesta on tärkeää tiedottaa kaikille osakkaille ja asukkaille selkeästi.
Mitä asioita taloyhtiön tulee huomioida isännöintisopimusta tehdessä?
Isännöintisopimusta tehdessä taloyhtiön tulee kiinnittää erityistä huomiota palvelujen laajuuteen ja sisältöön. Sopimuksessa tulisi määritellä selkeästi, mitkä palvelut kuuluvat kiinteään kuukausihintaan ja mitkä palvelut laskutetaan erikseen. Tämä koskee esimerkiksi kokouksia, korjaushankkeiden hallinnointia ja lisäpalveluita.
Kustannusrakenteen läpinäkyvyys on oleellista: sopimuksesta tulee ilmetä, miten hinta muodostuu ja millä perusteella sitä voidaan tarkistaa sopimuskaudella. Taloyhtiön kannattaa varmistaa, että sopimuksessa määritellään selkeästi isännöitsijän ja taloyhtiön vastuunjako eri tilanteissa.
Sopimuksen kesto ja irtisanomisehdot ovat myös kriittisiä kohtia. Yleensä sopimus kannattaa tehdä toistaiseksi voimassa olevaksi, kohtuullisella irtisanomisajalla. Sopimuksessa tulisi myös määritellä, miten mahdolliset erimielisyydet ratkaistaan ja mitä tapahtuu sopimuksen päättyessä.
Ennen allekirjoittamista hallituksen on hyvä tarkistuttaa sopimus esimerkiksi kiinteistöalan lakiasiantuntijalla, jotta kaikki taloyhtiön kannalta olennaiset asiat on huomioitu.
Kuinka kauan isännöitsijän vaihtaminen kestää ja miten siirtymävaihe sujuu?
Isännöitsijän vaihtaminen kestää tyypillisesti 2-4 kuukautta kokonaisuudessaan riippuen kilpailutusprosessin laajuudesta ja nykyisen sopimuksen irtisanomisajasta. Irtisanomisaika on useimmiten 1-3 kuukautta, mutta se kannattaa tarkistaa sopimuksesta.
Siirtymävaiheen sujuvoittamiseksi taloyhtiön hallituksen kannattaa laatia selkeä aikataulu ja vastuunjako. Dokumenttien ja materiaalien siirtämisestä uudelle isännöitsijälle tulisi sopia kirjallisesti, ja hallituksen on hyvä valvoa siirtoprosessia. Tärkeitä siirrettäviä materiaaleja ovat muun muassa:
- Taloyhtiön sopimusasiakirjat
- Tilinpäätöstiedot ja kirjanpitoaineisto
- Yhtiökokousten ja hallituksen kokousten pöytäkirjat
- Kiinteistön tekniset dokumentit ja piirustukset
- Osakeluettelo ja asukastiedot
- Avaimet ja kulkuluvat
Yleisimpiä haasteita siirtymävaiheessa ovat puutteellinen tiedonsiirto ja dokumentaatio. Siksi hallituksen on hyvä varmistaa, että kaikki oleelliset tiedot siirtyvät uudelle isännöitsijälle ja että mahdollisista puutteista tehdään merkintä siirtopöytäkirjaan.
Uuden isännöitsijän kanssa kannattaa järjestää perehdytyskokous, jossa käydään läpi taloyhtiön erityispiirteet, meneillään olevat ja tulevat hankkeet sekä muut tärkeät asiat. Muutoksesta tiedottaminen osakkaille ja asukkaille selkeästi ja hyvissä ajoin on ensiarvoisen tärkeää sujuvan siirtymän varmistamiseksi.
Jos tarvitset ammattitaitoista isännöintipalvelua Järvenpäässä, Keravalla, Tuusulassa tai muualla Uudellamaalla, me JPV-Isännöinti Oy:ssä autamme sinua. Tarjoamme luotettavaa isännöintiä, joka vastaa taloyhtiösi tarpeisiin. Olemme Isännöintiliiton jäsen ja noudatamme Hyvä isännöintitapa -ohjeita. Voit ottaa meihin yhteyttä keskustellaksesi taloyhtiösi tarpeista tarkemmin.
