Huoneistotietojärjestelmä on digitaalinen rekisteri, joka kokoaa asunto-osakeyhtiöiden ja osakkaiden tiedot yhteen paikkaan. Järjestelmä mahdollistaa osakeluettelojen, omistustietojen ja muiden olennaisten asiakirjojen sähköisen hallinnan. Taloyhtiöille järjestelmä tarjoaa yhtenäisen tavan hallita omistajatietoja, mikä helpottaa hallinnollisia tehtäviä ja parantaa tietojen luotettavuutta. Järjestelmän käyttöönotto tapahtuu vaiheittain ja siihen liittyy erilaisia vastuita niin taloyhtiöille kuin osakkaillekin.

Mikä huoneistotietojärjestelmä on ja miksi se on luotu?

Huoneistotietojärjestelmä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä sähköinen rekisteri, johon kootaan asunto-osakeyhtiöiden ja osakkaiden tiedot. Se on luotu osana laajempaa kiinteistötietojen digitalisaatiota, jonka tavoitteena on siirtää paperinen osakekirja sähköiseen muotoon ja keskittää asunto-osakkeiden omistukseen liittyvät tiedot yhteen paikkaan.

Järjestelmä sai alkunsa, kun laki huoneistotietojärjestelmästä tuli voimaan vuonna 2019. Uudistuksen myötä asunto-osakkeiden hallinta modernisoituu vastaamaan nykyajan digitaalisia tarpeita. Huoneistotietojärjestelmä kehittyy vaiheittain: ensimmäisessä vaiheessa siirrettiin osakeluettelot, ja toisessa vaiheessa siirretään kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä laina- ja vastiketiedot Maanmittauslaitokselle.

Huoneistotietojärjestelmän tarkoituksena on:

• Helpottaa asuntokauppaa ja luotonsaantia
• Parantaa tietojen luotettavuutta ja saatavuutta
• Vähentää paperisia asiakirjoja
• Koota osakehuoneistojen omistusta koskevat tiedot yhteen paikkaan
• Tarjota ajantasainen ja luotettava tieto viranomaisille, rahoituslaitoksille ja muille osapuolille

Miten osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään tapahtuu?

Osakeluettelon siirto huoneistotietojärjestelmään on prosessi, jossa taloyhtiön hallitus päättää siirtää yhtiön osakeluettelon Maanmittauslaitoksen ylläpidettäväksi. Siirto koskee kaikkia asunto-osakeyhtiöitä ja keskinäisiä kiinteistöosakeyhtiöitä, ja se on lakisääteinen velvollisuus.

Siirtoprosessi etenee seuraavasti:

1. Hallituksen päätös – Taloyhtiön hallitus tekee päätöksen osakeluettelon siirrosta
2. Tietojen kokoaminen – Isännöitsijä kokoaa tarvittavat tiedot, mukaan lukien ajantasaisen osakeluettelon sekä yhtiöjärjestyksen
3. Siirtohakemuksen tekeminen – Isännöitsijä tai hallituksen puheenjohtaja tekee sähköisen siirtohakemuksen Maanmittauslaitoksen järjestelmässä
4. Tietojen tarkistaminen – Maanmittauslaitos tarkistaa tiedot ja pyytää tarvittaessa lisätietoja
5. Osakeluettelon ylläpidon siirtyminen – Siirron jälkeen vastuu osakeluettelon ylläpidosta siirtyy Maanmittauslaitokselle

Taloyhtiöt, jotka on perustettu 1.1.2019 jälkeen, on jo suoraan merkitty huoneistotietojärjestelmään. Vanhojen taloyhtiöiden osalta osakeluetteloiden siirrolle on annettu siirtymäaika. Ennen vuotta 2019 perustettujen yhtiöiden siirtymäaika päättyi 31.12.2023, mutta prosessi jatkuu monissa yhtiöissä edelleen.

Siirron jälkeen osakkeenomistajien tulee hakea omistuksen rekisteröintiä isännöintipalveluiden tukemana, sillä rekisteröimätön osake vaikeuttaa asunnon myyntiä tulevaisuudessa.

Mitä hyötyä huoneistotietojärjestelmästä on taloyhtiöille?

Huoneistotietojärjestelmä tuo taloyhtiöille merkittäviä etuja hallinnon ja tiedonhallinnan näkökulmasta. Järjestelmän avulla kaikki oleellinen tieto on saatavilla yhdestä luotettavasta lähteestä, mikä tehostaa taloyhtiön hallintoa ja helpottaa päätöksentekoa.

Keskeisimmät hyödyt taloyhtiöille ovat:

• Hallinnon sujuvoituminen – Osakeluettelon ylläpitovastuu siirtyy Maanmittauslaitokselle, mikä vähentää taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän työmäärää
• Tietojen ajantasaisuus – Omistaja- ja osakastiedot pysyvät automaattisesti ajan tasalla, kun muutokset päivittyvät järjestelmään
• Turvallisuuden parantuminen – Digitaalinen rekisteri vähentää paperisten osakekirjojen katoamisen ja väärentämisen riskiä
• Tietojen saatavuus – Isännöitsijä voi tarkistaa ajantasaiset omistajatiedot suoraan järjestelmästä
• Sähköinen asiointi – Järjestelmä mahdollistaa monien asunto-osakeyhtiötä koskevien asioiden hoitamisen sähköisesti
• Pitkän aikavälin hyödyt – Järjestelmän toisen vaiheen myötä myös kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä laina- ja vastiketiedot siirtyvät digitaaliseen muotoon, mikä helpottaa taloyhtiön pitkän aikavälin suunnittelua ja päätöksentekoa

Huoneistotietojärjestelmä parantaa myös asuntokauppaprosessia, sillä ostaja voi luottaa rekisteriin merkittyihin tietoihin, mikä helpottaa osaltaan taloyhtiössä tapahtuvien omistajanvaihdosten käsittelyä.

Mitkä ovat taloyhtiön ja osakkaan vastuut huoneistotietojärjestelmässä?

Huoneistotietojärjestelmän käyttöönoton myötä sekä taloyhtiölle että osakkaille muodostuu tiettyjä vastuita ja velvollisuuksia. On tärkeää ymmärtää, kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä, jotta järjestelmän käyttö sujuu ongelmitta.

Taloyhtiön vastuulla on:

• Tehdä päätös osakeluettelon siirrosta huoneistotietojärjestelmään
• Varmistaa, että siirrettävät tiedot ovat oikeita ja ajan tasalla
• Ilmoittaa osakkaille osakeluettelon siirrosta ja sen merkityksestä
• Huolehtia taloyhtiötä koskevien tietojen ajantasaisuudesta (yhtiöjärjestys, hallituksen jäsenet)
• HTJ2-vaiheen käynnistyessä siirtää kunnossapito- ja muutostyötiedot sekä laina- ja vastiketiedot järjestelmään määräaikaan mennessä (1.6.2025–30.6.2026)

Osakkaan vastuulla puolestaan on:

• Hakea paperisen osakekirjan muuttamista sähköiseksi omistajamerkinnäksi
• Toimittaa alkuperäinen osakekirja Maanmittauslaitokselle rekisteröinnin yhteydessä
• Ilmoittaa huoneistossa tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä taloyhtiölle
• Huolehtia omien yhteystietojensa ajantasaisuudesta

Isännöinti tukee taloyhtiöitä ja osakkaita huoneistotietojärjestelmän käyttöönotossa monin tavoin. Ammattitaitoinen isännöitsijä auttaa osakeluettelon siirtoprosessissa, neuvoo osakkaita omistusten rekisteröinnissä ja huolehtii, että kaikki tarvittavat tiedot ovat saatavilla ja ajan tasalla.

Taloyhtiön hallinnon tulisi myös huomioida, että HTJ2-vaiheeseen siirtyminen voi edellyttää isännöintisopimusten sisällön tarkistamista, sillä järjestelmä tuo mukanaan uusia velvoitteita isännöinnille.

Huoneistotietojärjestelmä on merkittävä askel kohti digitaalista kiinteistöhallintaa. Sen käyttöönotto vaatii sekä taloyhtiöltä että osakkailta aktiivisuutta ja vastuunottoa. Me JPV-Isännöinnissä autamme taloyhtiöitä ja osakkaita navigoimaan tässä muutoksessa ja varmistamme, että siirtymä huoneistotietojärjestelmään tapahtuu mahdollisimman sujuvasti. Ota yhteyttä meihin yhteystietojemme kautta, jos taloyhtiösi tarvitsee apua huoneistotietojärjestelmään liittyvissä asioissa.