HTJ2-järjestelmään siirtyminen aiheuttaa taloyhtiöille sekä kertaluontoisia että jatkuvia kustannuksia. Välittömiä kuluja syntyy järjestelmän käyttöönottovaiheessa tietojen siirrosta, henkilöstön koulutuksesta ja mahdollisista ohjelmistopäivityksistä. Pidemmällä aikavälillä kustannuksia muodostuu jatkuvasta tietojen ylläpidosta ja päivittämisestä. Taloyhtiöiden on tärkeää valmistautua näihin muutoksiin hyvissä ajoin ja suunnitella kustannukset osaksi talousarviota.

Mitä HTJ2-järjestelmä on ja miksi taloyhtiöt siirtyvät siihen?

HTJ2-järjestelmä eli huoneistotietojärjestelmän toinen vaihe on merkittävä uudistus taloyhtiöiden tiedonhallintaan. Kyseessä on Maanmittauslaitoksen ylläpitämä digitaalinen järjestelmä, johon kootaan keskitetysti tiedot osakehuoneistojen ominaisuuksista, omistuksista ja tehdyistä kunnossapito- ja muutostöistä.

Taloyhtiöt siirtyvät HTJ2-järjestelmään lakisääteisen velvoitteen vuoksi. 1.6.2025 alkaen huoneistotietojärjestelmään tulee siirtää taloyhtiöiden vanhat kunnossapito- ja muutostyötiedot. Aikaa tiedonsiirtoon on 30.6.2026 asti. Tämän jälkeen 1.7.2026 alkaen siirrytään jatkuvaan tiedonsiirtoon, mikä tuo isännöinnille uudenlaisen rutiinin.

Järjestelmän tarkoitus on parantaa huoneistoja koskevien tietojen ja omistajamerkintöjen saatavuutta ja luotettavuutta. Sähköinen järjestelmä helpottaa tuhansien ihmisten työtä taloyhtiöissä, isännöinnissä, kiinteistövälityksessä, rahoituslaitoksissa sekä julkishallinnossa.

Mitkä ovat HTJ2-järjestelmän käyttöönoton välittömät kustannukset?

HTJ2-järjestelmään siirtymisen välittömät kustannukset taloyhtiöille muodostuvat pääasiassa tietojen siirrosta ja järjestelmään sopeutumisesta. Keskeisimmät kustannuserät ovat isännöinnin työtunnit vanhojen tietojen keräämisestä ja siirtämisestä, mahdolliset järjestelmäpäivitykset sekä henkilöstön koulutus uuden järjestelmän käyttöön.

Tietojen siirto huoneistotietojärjestelmään vaatii resursseja erityisesti vanhojen kunnossapito- ja muutostöiden osalta. Siirrettäviä tietoja ovat vain ne hankkeet, jotka on kirjattu myös isännöitsijäntodistukseen. Näiden vanhojen hankkeiden osalta järjestelmään tarvitaan minimitiedot: taloyhtiön Y-tunnus, hankkeen nimi, toimenpidelaji ja toteutusvuosi.

Isännöintiyrityksen käyttämän ohjelmiston yhteensopivuus HTJ2-järjestelmän kanssa vaikuttaa merkittävästi kustannuksiin. Jos käytössä oleva järjestelmä ei ole yhteensopiva, taloyhtiölle voi tulla kuluja ohjelmistopäivityksistä tai uusien järjestelmien hankinnasta. Nykyaikaiset isännöintijärjestelmät ovat kuitenkin kehittämässä HTJ2-yhteensopivia ratkaisuja, kuten rajapintoja ja muuntotyökaluja, jotka helpottavat tietojen siirtoa.

Lisäksi isännöintisopimuksen sisällön tarkistaminen voi olla tarpeen, sillä vaikka tiedonantovelvollisuus on taloyhtiöllä, käytännön toteutus on usein isännöitsijän vastuulla. Tämä voi aiheuttaa muutoksia isännöintipalkkioihin.

Miten HTJ2-järjestelmän käyttöönotto vaikuttaa taloyhtiön vuosittaisiin kuluihin?

HTJ2-järjestelmän käyttöönotto tuo mukanaan jatkuvia velvoitteita, jotka vaikuttavat taloyhtiön vuosittaisiin kustannuksiin. Siirtymävaiheen jälkeen 1.7.2026 alkaen siirrytään jatkuvaan tiedonsiirtoon, mikä merkitsee uudenlaista rutiinia isännöinnille ja taloyhtiöille.

Jatkuvan ylläpidon kustannukset muodostuvat seuraavista tekijöistä:

• Tietojen päivitystyö – Huoneistotietojärjestelmään on jatkossa päivitettävä taloyhtiön ja osakkaiden teettämät kunnossapito- ja muutostyötiedot vähintään kerran vuodessa, kuukauden kuluessa varsinaisesta yhtiökokouksesta.
• Kunnossapitotarveselvityksen päivitys – Myös kunnossapitotarveselvitys on päivitettävä järjestelmään vuosittain.
• Laajennetut tietosisältövaatimukset – Uusien hankkeiden osalta järjestelmässä vaaditaan laajempi tietosisältö kuin vanhojen kohdalla.
• Isännöintipalkkioiden mahdollinen korotus – Uudet velvoitteet lisäävät isännöitsijän työmäärää, mikä voi heijastua isännöintipalkkioihin.

Pitkällä aikavälillä HTJ2-järjestelmä voi kuitenkin tuoda myös säästöjä parantuneen tiedonhallinnan ja digitalisaation kautta. Esimerkiksi osakehuoneistojen vaihdanta ja käyttö lainan vakuutena helpottuu, kun paperisia osakekirjoja ei enää tarvita. Tämä tehostaa monia hallinnollisia prosesseja ja voi vähentää niihin liittyviä kustannuksia.

Miten taloyhtiö voi valmistautua HTJ2-järjestelmän kustannuksiin?

Taloyhtiön kannattaa valmistautua HTJ2-järjestelmän käyttöönottoon ja sen aiheuttamiin kustannuksiin hyvissä ajoin. Vaikka varsinaiseen tiedonsiirtoon on aikaa 30.6.2026 asti, on suunnittelutyö hyvä aloittaa jo nyt.

Tehokkaita valmistautumiskeinoja ovat:

1. Varmista, että taloyhtiön hallituksella ja isännöitsijällä on riittävä ymmärrys HTJ2-järjestelmästä ja sen vaatimuksista. Lisätietoa saat isännöintipalveluiden asiantuntijoilta.
2. Tarkista isännöintisopimuksen sisältö ja keskustele isännöitsijän kanssa HTJ2:n tuomista muutoksista vastuisiin ja työmääriin.
3. Kartoita taloyhtiön nykyinen dokumentaatio kunnossapito- ja muutostöistä – varmista että kaikki isännöitsijäntodistuksessa mainitut hanketiedot ovat saatavilla ja ajan tasalla.
4. Budjetoi HTJ2-järjestelmään siirtymisen kustannukset taloyhtiön talousarvioon tulevina vuosina.
5. Selvitä isännöintiyrityksen valmiudet ja käytössä olevien järjestelmien yhteensopivuus HTJ2:n kanssa.

Hyvällä suunnittelulla voidaan minimoida järjestelmäuudistuksen aiheuttamat ylimääräiset kulut ja varmistaa sujuva siirtymä. Tärkeintä on pitää avoin keskusteluyhteys isännöitsijän ja hallituksen välillä ja jakaa selkeät vastuut HTJ2-valmistelujen osalta.

Muista, että vaikka HTJ2 aiheuttaa alkuvaiheessa kustannuksia, sen tavoitteena on sujuvoittaa taloyhtiöiden hallintoa ja parantaa tietojen saatavuutta pitkällä aikavälillä. Tämä voi lopulta tuoda myös kustannussäästöjä ja helpottaa kaikkien osapuolten toimintaa.

Meillä JPV-Isännöinnissä valmistaudumme jo nyt tulevaan HTJ2-vaiheeseen, jotta siirtymä olisi asiakkaillemme mahdollisimman sujuva ja kustannustehokas. Jos haluat lisätietoja tai neuvoja HTJ2-järjestelmään valmistautumisesta, ota yhteyttä asiantuntijoihimme.