Isännöintipalveluiden kilpailuttaminen on taloyhtiölle tärkeä työkalu, jolla varmistetaan laadukas palvelu kustannustehokkaaseen hintaan. Yleinen suositus on kilpailuttaa isännöintipalvelut noin 3-5 vuoden välein tai silloin, kun nykyisessä palvelussa havaitaan puutteita. Säännöllinen kilpailuttaminen auttaa taloyhtiötä vertailemaan markkinoilla tarjolla olevia vaihtoehtoja ja varmistamaan, että yhtiö saa tarpeitaan vastaavaa palvelua parhaalla mahdollisella hinta-laatusuhteella.

Milloin isännöintipalveluiden kilpailuttaminen on ajankohtaista?

Isännöintipalveluiden kilpailuttaminen on ajankohtaista erityisesti silloin, kun nykyinen sopimuskausi on päättymässä tai taloyhtiön hallitus havaitsee tyytymättömyyttä nykyiseen isännöintiin. Kilpailuttamista kannattaa harkita myös, jos taloyhtiön tarpeet ovat muuttuneet merkittävästi.

Tyypillisiä merkkejä kilpailuttamisen tarpeellisuudesta ovat puutteet viestinnässä, jatkuvat virheet taloudenhoidossa tai se, ettei isännöitsijä reagoi taloyhtiön tarpeisiin riittävän nopeasti. Myös jos taloyhtiön hallituksen ja isännöitsijän välinen luottamus on heikentynyt, on kilpailuttaminen yleensä perusteltua.

Toinen merkittävä hetki harkita kilpailuttamista on, kun taloyhtiössä on tulossa isoja remontteja tai hankkeita, joihin tarvitaan teknistä isännöintiä. Tällöin voi olla tarpeen varmistaa, että isännöitsijällä on riittävä osaaminen ja resurssit projektin tehokkaaseen läpivientiin.

Myös jos isännöintipalveluiden hinnat ovat nousseet merkittävästi ilman palvelutason paranemista, on kilpailuttaminen järkevää. Kilpailuttamisella varmistetaan, että taloyhtiö maksaa markkinahintaa vastaavan korvauksen saamastaan palvelusta.

Kuinka usein isännöintipalvelut tulisi kilpailuttaa?

Isännöintipalvelut on suositeltavaa kilpailuttaa noin 3-5 vuoden välein. Tämä aikataulu antaa isännöitsijälle riittävästi aikaa tutustua taloyhtiöön ja toteuttaa pitkäjänteistä kehittämistyötä, mutta varmistaa myös, ettei taloyhtiö maksa liikaa saamastaan palvelusta.

Liian tiheä kilpailuttaminen (esimerkiksi vuosittain) voi olla haitallista, sillä se ei anna isännöitsijälle mahdollisuutta perehtyä kunnolla taloyhtiön asioihin. Uuden isännöitsijän perehdyttäminen vie aina aikaa, ja todellinen hyöty yhteistyöstä saadaan usein vasta muutaman vuoden jälkeen, kun isännöitsijä tuntee taloyhtiön erityispiirteet.

Toisaalta liian harva kilpailuttaminen (yli 5 vuotta) saattaa johtaa tilanteeseen, jossa isännöinnin laatu heikkenee tai hinta ei vastaa enää markkinatasoa. Pitkissä isännöintisuhteissa voi myös muodostua ”sokeita pisteitä”, jolloin mahdollisia kehityskohteita ei enää tunnisteta.

On hyvä muistaa, että isännöinti Järvenpäässä, Keravalla, Tuusulassa ja muualla Uudellamaalla voi hinnoittelultaan ja palvelusisällöltään vaihdella, joten säännöllinen markkinatilanteen kartoittaminen on taloyhtiön edun mukaista.

Mitä hyötyä isännöintipalveluiden kilpailuttamisesta on taloyhtiölle?

Isännöintipalveluiden kilpailuttamisen merkittävin hyöty on varmistaa, että taloyhtiö saa parasta mahdollista palvelua kilpailukykyiseen hintaan. Kilpailuttaminen mahdollistaa eri palveluntarjoajien vertailun sekä hinnan että palvelusisällön osalta.

Kilpailuttamisen kautta taloyhtiö voi löytää isännöitsijän, joka vastaa juuri sen erityistarpeisiin. Esimerkiksi vanhemmissa taloyhtiöissä voi olla tärkeää, että isännöitsijällä on vankkaa kokemusta korjaushankkeiden läpiviennistä, kun taas uusissa taloyhtiöissä painopiste voi olla talouden seurannassa ja viestinnässä.

Kilpailuttaminen myös aktivoi nykyistä isännöitsijää parantamaan palveluaan. Jo tieto siitä, että taloyhtiö harkitsee kilpailuttamista, voi saada nykyisen isännöitsijän kiinnittämään enemmän huomiota palvelun laatuun ja kehittämään toimintaansa.

Lisäksi kilpailuttamisen yhteydessä taloyhtiön hallitus joutuu pohtimaan, mitä isännöinniltä todella halutaan ja tarvitaan. Tämä selkeyttää taloyhtiön omia tavoitteita ja helpottaa sopivan isännöitsijän valintaa.

Isännöintialan ja yhteiskunnan muutosten myötä myös palvelut kehittyvät jatkuvasti. Säännöllinen kilpailuttaminen varmistaa, että taloyhtiö pysyy mukana tässä kehityksessä ja voi hyödyntää uusimpia palvelumalleja ja työkaluja.

Miten isännöintipalveluiden kilpailutus toteutetaan tehokkaasti?

Tehokas isännöintipalveluiden kilpailutus alkaa huolellisella valmistelulla. Taloyhtiön hallituksen tulee ensin määritellä selkeästi, mitä isännöinniltä odotetaan ja mitkä palvelut ovat taloyhtiölle erityisen tärkeitä.

Tarjouspyynnön laatiminen on kilpailutuksen kriittisin vaihe. Hyvin laadittu tarjouspyyntö sisältää tarkan kuvauksen taloyhtiöstä, sen koosta, iästä ja erityispiirteistä sekä selkeän erittelyn vaadituista palveluista. Tarjouspyynnössä kannattaa pyytää erittelemään peruspalvelun hinta ja erikseen veloitettavien palveluiden hinnat.

Tarjouspyynnöt on järkevää lähettää 4-6 isännöintitoimistolle. Liian laaja kilpailutus tekee vertailusta työlästä, kun taas liian suppea ei anna riittävää kuvaa markkinatilanteesta. Kannattaa huomioida sekä paikallisia että valtakunnallisia toimijoita, jotka tarjoavat isännöintiä Järvenpäässä tai muilla lähialueilla.

Tarjousten vertailussa ei pidä tuijottaa pelkkää hintaa, vaan arvioida kokonaisuutta. Huomioi erityisesti isännöitsijän kokemus, koulutus, referenssit, toimiston resurssit ja varahenkilöjärjestelyt. Hyödyllinen tapa arvioida isännöitsijää on pyytää tapaamista, jossa isännöitsijä voi esitellä toimintatapaansa ja taloyhtiön hallitus voi esittää tarkentavia kysymyksiä.

Kilpailutuksen jälkeen on tärkeää viestiä päätöksestä selkeästi sekä valitulle isännöitsijälle että niille, jotka eivät tulleet valituiksi. Uuden isännöitsijän kanssa tulee sopia yksityiskohtaisesti, miten ja milloin tietojen siirto edelliseltä isännöitsijältä tapahtuu, jotta siirtymä sujuu mahdollisimman sujuvasti.

Jos haluat lisätietoja tai apua isännöinnin kilpailuttamiseen, ota yhteyttä asiantuntijoihimme. Me JPV-Isännöinti Oy:ssä tarjoamme ammattitaitoista isännöintipalvelua, joka vastaa taloyhtiösi tarpeisiin. Kokeneet isännöitsijämme huolehtivat taloyhtiösi hallinnosta, taloudesta ja teknisestä kunnosta kokonaisvaltaisesti ja luotettavasti.