Varsinainen yhtiökokous on asunto-osakeyhtiölain mukaan pakollinen vuosittainen kokous, jossa käsitellään tilinpäätös, valitaan hallitus ja päätetään talousarviosta. Ylimääräinen yhtiökokous taas kutsutaan koolle tarpeen mukaan käsittelemään yksittäisiä, kiireellisiä asioita, kuten isoja remonttipäätöksiä tai yhtiöjärjestyksen muutoksia. Molemmat kokoukset ovat taloyhtiön päätöksenteon kulmakiviä, mutta niiden tarkoitus, sisältö ja kutsumiskäytännöt eroavat toisistaan merkittävästi.
Tässä artikkelissa käymme läpi, milloin kumpikin kokoustyyppi pidetään, mitä asioita niissä käsitellään ja miten kokouskutsut eroavat toisistaan.
Milloin taloyhtiön on pidettävä varsinainen yhtiökokous?
Varsinainen yhtiökokous on pidettävä kuuden kuukauden kuluessa tilikauden päättymisestä. Useimmissa taloyhtiöissä tilikausi päättyy joulukuun lopussa, jolloin kokous järjestetään viimeistään kesäkuun loppuun mennessä. Tämä määräaika perustuu asunto-osakeyhtiölakiin, eikä siitä voi poiketa.
Varsinaisen yhtiökokouksen ajankohta määräytyy siis tilikauden mukaan. Jos taloyhtiön tilikausi on esimerkiksi kalenterivuosi, kokous pidetään tyypillisesti huhti- tai toukokuussa, jotta tilinpäätös ehditään laatia ja tarkastaa ennen kokousta. Hallitus vastaa kokouksen koollekutsumisesta, ja käytännön järjestelyt hoitaa yleensä isännöitsijä.
Yhtiöjärjestys voi määrätä, että varsinaisia yhtiökokouksia pidetään useampi kuin yksi vuodessa. Tällöin puhutaan usein kevät- ja syyskokouksista, joissa käsiteltävät asiat on jaettu kahteen osaan. Tämä käytäntö on yleinen erityisesti suuremmissa taloyhtiöissä.
Mitä asioita varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään?
Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään lakisääteiset asiat: tilinpäätös, toimintakertomus, tilintarkastajan lausunto, vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle, hallituksen valinta, tilintarkastajan valinta sekä talousarvion ja vastikkeiden vahvistaminen. Nämä asiat on käsiteltävä jokaisessa varsinaisessa yhtiökokouksessa.
Tilinpäätöksen käsittely on kokouksen keskeisin asia. Osakkaat saavat tietoa siitä, miten taloyhtiön taloutta on hoidettu kuluneena vuonna ja millainen taloudellinen tilanne on. Tilintarkastajan lausunto kertoo, antaako tilinpäätös oikean kuvan yhtiön taloudesta.
Vastuuvapauden myöntäminen tarkoittaa, että osakkaat hyväksyvät hallituksen ja isännöitsijän toiminnan kuluneelta tilikaudelta. Käytännössä tämä on luottamuslause yhtiön johdolle. Vastuuvapaus voidaan myös jättää myöntämättä, jos toiminnassa on havaittu puutteita.
Hallituksen jäsenten valinta on toinen keskeinen päätös. Osakkaat päättävät, ketkä hoitavat taloyhtiön asioita seuraavan toimikauden ajan. Samalla vahvistetaan tulevan vuoden talousarvio ja päätetään vastikkeiden suuruudesta. Taloyhtiön hyvä hallintotapa -suositus ohjaa näiden asioiden käsittelyä ja lisää avoimuutta päätöksenteossa.
Missä tilanteissa kutsutaan koolle ylimääräinen yhtiökokous?
Ylimääräinen yhtiökokous kutsutaan koolle, kun taloyhtiössä on käsiteltävä asia, joka ei voi odottaa seuraavaan varsinaiseen yhtiökokoukseen. Tyypillisiä syitä ovat suuret remontit, kiireelliset rahoituspäätökset, yhtiöjärjestyksen muutokset tai hallituksen jäsenen eroaminen kesken toimikauden.
Hallitus päättää ylimääräisen yhtiökokouksen koollekutsumisesta, kun se katsoo asian vaativan osakkaiden päätöstä. Esimerkiksi putkiremontin käynnistäminen edellyttää yhtiökokouksen päätöstä, eikä tällaista isoa hanketta kannata lykätä kuukausia varsinaista kokousta odotellessa.
Osakkaat voivat myös vaatia ylimääräisen yhtiökokouksen järjestämistä. Asunto-osakeyhtiölain mukaan kokous on kutsuttava koolle, jos osakkaat, joilla on vähintään kymmenesosa osakkeista, sitä kirjallisesti vaativat tietyn asian käsittelemiseksi. Tällöin hallituksen on toimittava viipymättä.
Ylimääräinen yhtiökokous voidaan kutsua koolle myös tilintarkastajan vaatimuksesta, jos tämä havaitsee toiminnassa epäkohtia, jotka edellyttävät osakkaiden päätöstä.
Miten kokouskutsut eroavat varsinaisessa ja ylimääräisessä yhtiökokouksessa?
Kokouskutsun määräajat ja muotovaatimukset ovat samat sekä varsinaisessa että ylimääräisessä yhtiökokouksessa. Kutsu on toimitettava osakkeenomistajille aikaisintaan kahta kuukautta ja viimeistään kahta viikkoa ennen kokousta. Ero on käsiteltävien asioiden laajuudessa ja kokouksen tarkoituksessa.
Varsinaisen yhtiökokouksen kutsussa on mainittava kaikki lakisääteiset käsiteltävät asiat sekä mahdolliset muut esityslistalle otetut asiat. Kutsu sisältää tyypillisesti laajan asialistan tilinpäätöksestä hallituksen valintaan.
Ylimääräisen yhtiökokouksen kutsu on yleensä suppeampi, koska siinä käsitellään vain ne tietyt asiat, joiden vuoksi kokous on kutsuttu koolle. Kutsussa on mainittava käsiteltävä asia riittävän tarkasti, jotta osakkaat voivat valmistautua päätöksentekoon.
Kummassakin tapauksessa kutsu on toimitettava yhtiöjärjestyksessä määrätyllä tavalla. Tavallisimmin kutsu lähetetään kirjeitse, mutta yhä useammin käytetään myös sähköisiä kanavia, jos osakas on antanut siihen suostumuksensa. Me JPV-Isännöinnissä huolehdimme kokouskutsujen laatimisesta ja lähettämisestä osana hallinnollista isännöintipalveluamme.
Voiko samassa kokouksessa käsitellä sekä varsinaisen että ylimääräisen kokouksen asioita?
Kyllä, samassa kokouksessa voidaan käsitellä sekä varsinaisen yhtiökokouksen lakisääteiset asiat että ylimääräisiä asioita, kunhan kaikki käsiteltävät asiat on mainittu kokouskutsussa. Tämä on käytännöllistä ja säästää aikaa, kun osakkaat kokoontuvat joka tapauksessa.
Käytännössä tämä tarkoittaa, että varsinaisen yhtiökokouksen yhteyteen voidaan lisätä esimerkiksi remonttipäätös tai muu asia, joka normaalisti käsiteltäisiin ylimääräisessä kokouksessa. Edellytyksenä on, että asia on mainittu kokouskutsussa ja osakkaille on annettu riittävät tiedot päätöksenteon tueksi.
Taloyhtiön päätöksenteon kannalta tämä joustavuus on hyödyllistä. Osakkaiden ei tarvitse osallistua useisiin kokouksiin lyhyen ajan sisällä, ja asiat saadaan käsiteltyä tehokkaasti. Isännöinnin eettiset ohjeet korostavat avointa ja huolellista toimintaa, mikä näkyy myös kokousjärjestelyissä.
On kuitenkin tärkeää muistaa, että kokouksessa voidaan päättää vain niistä asioista, jotka on mainittu kutsussa. Jos kokouksen aikana nousee esiin uusi asia, joka vaatii päätöstä, se on siirrettävä seuraavaan kokoukseen tai kutsuttava uusi ylimääräinen yhtiökokous.
