Yhtiökokouksen valmistelu vaatii huolellista suunnittelua ja selkeää vastuunjakoa hallituksen ja isännöitsijän välillä. Onnistunut valmistelu sisältää kokouskutsun laatimisen, asialistan kokoamisen, tarvittavien asiakirjojen valmistelun sekä käytännön järjestelyjen hoitamisen. Kun nämä vaiheet tehdään ammattitaitoisesti, kokous sujuu tehokkaasti ja osakkaat saavat tarvitsemansa tiedot päätöksenteon tueksi. Tässä artikkelissa käymme läpi yhtiökokouksen valmistelun keskeiset vaiheet.

Mitä yhtiökokouksen valmisteluun kuuluu?

Yhtiökokouksen valmistelu on kokonaisuus, jossa hallitus ja isännöitsijä työskentelevät yhdessä. Hallitus vastaa kokouksen koolle kutsumisesta ja päätösesitysten valmistelusta, kun taas isännöitsijä hoitaa käytännön valmistelut ja asiakirjojen kokoamisen. Taloyhtiön isännöitsijä toimii usein kokouksen sihteerinä ja huolehtii pöytäkirjan laatimisesta.

Valmistelun keskeiset vaiheet etenevät loogisessa järjestyksessä. Hallitus päättää kokouksen ajankohdan ja paikan riittävän ajoissa. Isännöitsijä laatii kokouskutsun ja asialistan hallituksen ohjeiden mukaisesti. Tilinpäätös, toimintakertomus ja muut tarvittavat asiakirjat valmistellaan osakkaiden nähtäville.

Laadukas isännöinti näkyy siinä, että valmistelu etenee suunnitelmallisesti ilman kiirettä. Ammattitaitoinen isännöitsijä pitää hallituksen ajan tasalla valmistelun etenemisestä ja huolehtii, että kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät. Tämä on tärkeä osa taloyhtiöille suunnattuja isännöintipalveluita.

Miten kokouskutsu ja asialista laaditaan oikein?

Kokouskutsun tulee sisältää kokouksen aika, paikka ja käsiteltävät asiat. Kutsu on lähetettävä osakkaille vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta, ellei yhtiöjärjestyksessä ole määrätty pidempää aikaa. Kutsu lähetetään tavalla, joka on määritelty yhtiöjärjestyksessä, tyypillisesti kirjeitse tai sähköisesti.

Asialistan rakenne noudattaa vakiintunutta kaavaa. Varsinaisessa yhtiökokouksessa käsitellään aina tilinpäätöksen vahvistaminen, vastuuvapauden myöntäminen hallitukselle ja isännöitsijälle sekä talousarvion hyväksyminen. Lisäksi asialistalla ovat hallituksen jäsenten ja tilintarkastajan valinta sekä muut yhtiöjärjestyksen mukaiset asiat.

Selkeä kokouskutsu auttaa osakkaita valmistautumaan kokoukseen. Käsiteltävät asiat kannattaa esittää riittävän yksityiskohtaisesti, jotta osakkaat ymmärtävät, mistä ollaan päättämässä. Hallinnollinen isännöinti pitää huolen siitä, että kutsu täyttää kaikki muotovaatimukset.

Kutsun sisältövaatimukset

• Taloyhtiön nimi ja Y-tunnus
• Kokouksen aika ja paikka
• Käsiteltävät asiat numeroituna
• Tieto asiakirjojen saatavuudesta
• Ohjeet valtakirjan käyttöön

Mitä asiakirjoja yhtiökokoukseen tarvitaan?

Yhtiökokouksessa tarvitaan tilinpäätös, toimintakertomus ja tilintarkastuskertomus. Nämä asiakirjat muodostavat perustan taloudelliselle päätöksenteolle. Asiakirjojen tulee olla osakkaiden nähtävillä vähintään kaksi viikkoa ennen kokousta isännöitsijän toimistossa tai muussa ilmoitetussa paikassa.

Tilinpäätös sisältää tuloslaskelman, taseen ja liitetiedot. Toimintakertomus kuvaa tilikauden tapahtumia ja taloyhtiön tilannetta. Tilintarkastuskertomus vahvistaa, että tilinpäätös antaa oikean kuvan yhtiön taloudesta. Taloushallintoisännöinti vastaa näiden asiakirjojen valmistelusta yhteistyössä kirjanpitäjän kanssa.

Kokouksessa tarvitaan myös osake- ja osakasluettelo äänimäärien tarkistamista varten. Hallituksen esitykset talousarvioksi ja mahdollisiksi korjaushankkeiksi tulee olla kirjallisina. Tekninen isännöinti voi valmistella esityksiä esimerkiksi kuntoarvion tai putkiremontin suunnittelun pohjalta.

Pakolliset asiakirjat listattuna

• Tilinpäätös (tuloslaskelma, tase, liitetiedot)
• Toimintakertomus
• Tilintarkastuskertomus
• Talousarvio tulevalle kaudelle
• Osake- ja osakasluettelo
• Hallituksen päätösesitykset

Miten varmistat yhtiökokouksen sujuvan kulun?

Sujuva yhtiökokous edellyttää huolellisia käytännön järjestelyjä. Kokoustilan tulee olla riittävän tilava ja helposti saavutettavissa. Puheenjohtaja johtaa kokousta ja sihteeri laatii pöytäkirjan, johon kirjataan kaikki tehdyt päätökset. Nämä roolit sovitaan kokouksen alussa.

Äänestystilanteissa noudatetaan asunto-osakeyhtiölain säännöksiä. Osakas voi osallistua kokoukseen myös valtakirjalla, jolloin valtuutettu käyttää äänioikeutta osakkaan puolesta. Valtakirjakäytännöt on hyvä selittää kokouskutsussa selkeästi.

Pöytäkirja allekirjoitetaan kokouksen jälkeen ja se on pidettävä osakkaiden saatavilla. Luotettava isännöitsijä huolehtii pöytäkirjan laatimisesta ja jakelusta sovitussa aikataulussa. Sähköinen asiointi helpottaa asiakirjojen jakamista osakkaille kokouksen jälkeen.

Kokoustekniikka kannattaa testata etukäteen, jos kokouksessa käytetään esitysmateriaaleja tai etäyhteyksiä. Helposti tavoitettava isännöitsijä osaa neuvoa myös teknisissä kysymyksissä.

Kokouksen kulku pähkinänkuoressa

• Kokouksen avaus ja läsnäolijoiden toteaminen
• Puheenjohtajan ja sihteerin valinta
• Kokouksen laillisuuden toteaminen
• Asialistan asioiden käsittely järjestyksessä
• Päätösten kirjaaminen pöytäkirjaan
• Kokouksen päättäminen

Hyvin valmisteltu yhtiökokous palvelee kaikkia osakkaita ja mahdollistaa tehokkaan päätöksenteon. Kun valmistelu tehdään ammattimaisesti, osakkaat voivat luottaa siihen, että taloyhtiön asiat hoidetaan asianmukaisesti. Me JPV-Isännöinnissä noudatamme Hyvää isännöintitapaa ja olemme sitoutuneet laadukkaaseen isännöintiin. Jos taloyhtiönne kaipaa luotettavaa kumppania yhtiökokousten valmisteluun ja muihin isännöintipalveluihin, pyydä tarjous ja ota yhteyttä.