Isännöitsijän rooli HTJ2-järjestelmässä on keskeinen tietojen hallinnoinnin, päivittämisen ja taloyhtiön lakisääteisten velvoitteiden täyttämisen kannalta. HTJ2, eli huoneistotietojärjestelmän toinen vaihe, tuo isännöitsijälle uusia vastuita liittyen erityisesti kunnossapito- ja muutostyötietojen, vastikkeiden sekä lainaosuuksien säännölliseen päivittämiseen järjestelmään. Vaikka tiedonantovelvollisuus on virallisesti taloyhtiöllä, käytännön toteutuksesta vastaa usein isännöitsijä.
Mikä on HTJ2-järjestelmä ja miten isännöitsijä käyttää sitä?
HTJ2-järjestelmä on huoneistotietojärjestelmän toinen vaihe, joka laajentaa sähköistä tiedonhallintaa koskemaan taloyhtiöiden kunnossapito- ja muutostöitä, vastikkeita sekä lainaosuuksia. Isännöitsijä käyttää järjestelmää päivittääkseen ja hallinnoidakseen näitä tietoja Maanmittauslaitoksen ylläpitämässä valtakunnallisessa rekisterissä.
HTJ2 tuo merkittävän muutoksen aiempaan verrattuna: tiedonsiirtoon ei enää tarvita taloyhtiön hallituksen päätöstä, toisin kuin huoneistotietojärjestelmän ensimmäisessä vaiheessa. Lisäksi Maanmittauslaitos ei käsittele ilmoitettuja tietoja erikseen, vaan ne päivittyvät järjestelmään välittömästi.
Isännöitsijä hyödyntää järjestelmää säännöllisessä tietojen päivittämisessä, erityisesti:
- Vastikkeiden ja lainaosuuksien tietojen päivityksessä
- Kunnossapito- ja muutostyötietojen raportoinnissa
- Kunnossapitotarveselvityksen tietojen viemisessä järjestelmään
Järjestelmä mahdollistaa tietojen keskitetyn hallinnan ja parantaa osakehuoneistoja koskevien tietojen saatavuutta ja luotettavuutta. Tämä helpottaa isännöintipalveluiden toteuttamista ja tehostaa tiedonkulkua eri sidosryhmien välillä.
Mitkä ovat isännöitsijän tärkeimmät tehtävät HTJ2-järjestelmässä?
Isännöitsijän tärkeimmät tehtävät HTJ2-järjestelmässä liittyvät tietojen säännölliseen päivittämiseen, siirtovelvollisuuksien täyttämiseen ja taloyhtiön lakisääteisten velvoitteiden varmistamiseen. Näistä tehtävistä keskeisimpiä ovat taloyhtiön kunnossapito- ja muutostyötietojen sekä taloudellisten tietojen hallinnointi.
Tietojen siirtovelvollisuuden täyttäminen on isännöitsijän keskeinen vastuu. Tämä tarkoittaa käytännössä:
- Vanhojen kunnossapito- ja muutostyötietojen siirtämistä järjestelmään 30.6.2026 mennessä
- Vastike- ja lainaosuustietojen pohjatietojen viemistä järjestelmään samaan määräaikaan mennessä
- 1.7.2026 alkaen jatkuvaa tiedonsiirtoa, jossa tiedot päivitetään vähintään kerran vuodessa
Isännöitsijän tulee myös huolehtia tietojen päivittämisestä aina, kun vastikkeiden määrään vaikuttava yhtiökokouspäätös on tehty tai kun osakas maksaa lainaosuutensa pois. Lisäksi tietoja on päivitettävä, kun isännöitsijäntodistuksen tilaamiseen oikeutettu taho, kuten osakas, tätä pyytää.
Tärkeä huomio on, että vanhojen hankkeiden osalta huoneistotietojärjestelmään riittävät minimitiedot (taloyhtiön Y-tunnus, hankkeen nimi, toimenpidelaji ja toteutusvuosi), mutta 1.7.2026 jälkeen uusien hankkeiden osalta vaaditaan laajempi tietosisältö.
Miten HTJ2-järjestelmä tehostaa taloyhtiön hallintoa?
HTJ2-järjestelmä tehostaa taloyhtiön hallintoa tarjoamalla keskitetyn, sähköisen alustan tietojen hallinnointiin, mikä vähentää manuaalista työtä ja parantaa tietojen luotettavuutta. Järjestelmä mahdollistaa ajantasaisen ja läpinäkyvän tiedonkulun kaikille osapuolille.
Hallinnon tehostuminen näkyy erityisesti tiedonhallinnan automatisoitumisena, kun:
- Tiedot päivittyvät järjestelmään välittömästi ilman erillistä käsittelyä
- Tiedonsiirto ei enää edellytä taloyhtiön hallituksen erillistä päätöstä
- Tietojen saatavuus paranee, kun ne ovat sähköisessä muodossa yhdessä paikassa
HTJ2-järjestelmä parantaa myös hallinnon läpinäkyvyyttä, kun osakkailla on parempi pääsy taloyhtiötä koskeviin tietoihin. Tämä voi vähentää tiedustelujen määrää ja helpottaa isännöitsijän työtä.
Järjestelmän tehokkuushyödyt näkyvät myös isännöitsijäntodistusten laatimisen nopeutumisena, sillä tarvittavat tiedot löytyvät keskitetysti järjestelmästä. Tämä säästää aikaa ja resursseja sekä vähentää virheiden mahdollisuutta.
Miten taloyhtiön hallitus hyötyy isännöitsijän HTJ2-osaamisesta?
Taloyhtiön hallitus hyötyy isännöitsijän HTJ2-osaamisesta erityisesti lakisääteisten velvoitteiden täyttymisen varmistamisessa sekä taloyhtiön tietojen ajantasaisuuden ja luotettavuuden parantumisessa. Osaava isännöitsijä varmistaa, että taloyhtiö täyttää kaikki HTJ2-järjestelmään liittyvät vaatimukset oikea-aikaisesti.
Hallitus saa konkreettista hyötyä isännöitsijän HTJ2-osaamisesta seuraavilla tavoilla:
- Säästää hallituksen aikaa ja vaivaa, kun lakisääteiset velvoitteet hoituvat ammattimaisesti
- Vähentää riskiä määräaikojen ylittymisestä ja niistä mahdollisesti seuraavista sanktioista
- Parantaa taloyhtiön tietojen laatua ja tarkkuutta, mikä heijastuu myös kiinteistön arvoon
- Mahdollistaa paremman päätöksenteon, kun käytettävissä on ajantasaista tietoa
Lisäksi isännöitsijän HTJ2-osaaminen helpottaa hallituksen ja osakkaiden välistä kommunikaatiota. Kun isännöitsijä pystyy nopeasti tuottamaan ajantasaista tietoa taloyhtiön tilanteesta, hallituksen on helpompi viestiä avoimesti osakkaille taloyhtiön asioista.
Muutoksista on hyvä keskustella avoimesti taloyhtiön hallituksen kanssa, jotta kaikki osapuolet ymmärtävät HTJ2-järjestelmän tuomat uudet vastuut ja aikataulut. Isännöitsijän rooli muutosten selkeyttäjänä on tärkeä, sillä kyseessä on merkittävä muutos taloyhtiöiden tiedonhallintaan.
Jos tarvitset ammattimaista isännöintiä, joka varmistaa HTJ2-järjestelmään liittyvien velvoitteiden täyttymisen, voit ottaa yhteyttä JPV-Isännöintiin. Me JPV-Isännöinnissä pidämme huolen, että taloyhtiösi HTJ2-siirtymä sujuu vaivattomasti ja kaikki lakisääteiset velvoitteet täyttyvät ajallaan.
